12 (semplici) tips per comunicare (molto) più efficacemente


Comunicare in modo “più efficace” è una cosa piuttosto facile a dirsi – e un po’ più difficile a farsi – che però migliora enormemente la leadership e la capacità di coinvolgere gli altri. La comunicazione efficace per un leader -non importa quanto sia grande il suo gruppo – comincia dalla capacità di riconoscere ed esprimere le cose positive delle altre persone, “confessare” la loro capacità di saper creare positività nella nostra vita professionale.

Che senso può avere questo “skillarsi” nella comunicazione per un leader? Le parole sono tra i più grandi strumenti di un leader per creare coinvolgimento e accordo. Le parole servono ad ispirare, persuadere, spingere gli altri oltre i loro limiti. Come leader puoi avere un effetto fuori misura sugli altri semplicemente pensando a quello che dici ogni giorno al tuo team facendo un piccolo sforzo per essere sia positivo che sincero. Concentrarsi sugli altri e sui loro aspetti positivi, anche solo per pochi minuti durante un colloquio, produce risultati strabilianti.

Più facile a dirsi che a farsi, d’accordo, ma per fortuna, c’è un “trucchetto” interessante: Inizia ad adottarlo pur sforzandoti un po’, col tempo vedrai che ti verrà via via più naturale. Non significa che tu debba fingere – gli altri se ne accorgerebbero e sarebbe un disastro – semplicemtente inizia ad innalzare progressivamente il tuo livello di proattività nella comunicazione.

L’idea è questa: trova il modo di inserire una o più delle seguenti affermazioni nel prossimo colloquio che farai ad un tuo collaboratore. Scegli quelle che ti sembrano più indicate alla situazione, che senti più “tue”, più sincere rispetto alla persona con la quale stai comunicando.

  1. “Sono felice di vederti”

Questo è il sentimento più semplice e attraente che si possa esprimere a un altro essere umano. Sottintende il fatto che la sola presenza dell’interlocutore crea in noi una sensazione positiva.

Al di là del soggetto che si andrà a trattare, per cominciare un colloquio su una nota molto elevata, basta questa frase: “ciao Mario, (nome a caso) sono felice di vederti”.

Una versione un po’ più “spinta” della stessa frase è “Ciao Mario, sono sempre felice di vederti”. Ma questa può essere usata esclusivamente con le persone con cui si è riusciti a costruire un rapporto davvero speciale.

Altre varianti: “ciao Mario, stavo giusto pensando che quando c’è l’occasione di avere un incontro con te, sono felice di vederti”; “ciao Mario, sono felice che ci sia questa nuova occasione di vederti e confrontarci su alcune cose che ritengo importanti”; “ciao Mario, sono felice che si sia manifestata questa occasione per vederti e ragionare un po’ insieme sul futuro della nostra impresa”.

Come si può facilmente osservare le varianti a “sono felice di vederti”, ciascuna adatta ad una specifica situazione, sono moltissime. Ognuna di queste varianti, pronunciata con sincerità e naturalezza, è la migliore “apertura” per qualunque discorso “proattivo” si intenda fare a qualsiasi interlocutore. (Proattivo è una parola molto in voga che spesso resta nel campo della pura teoria concettuale. Prova ad esprimere il tuo apprezzamento per gli altri come primo passo verso la proattività).

  1. “Mi ricordo di quando tu…”

Sorprendi qualcuno facendo riemergere dal passato qualcosa di positivo e avrai quasi sempre la migliore predisposizione d’animo ad ascoltarti che quella persona ti possa dare.

Non importa “cosa” ti ricordi, può essere una battuta fatta dalla persona “di cui stai ancora ridendo”, di un risultato professionale o sportivo, di un piccolo atto di coraggio o una stravaganza. Indipendentemente da “cosa” la magia di questa frase sta nel fatto di far riemergere qualcosa dal passato che si credeva dimenticato e trasferire l’idea di aver avuto un’impressione positiva e duratura dall’agire del nostro interlocutore.

Per chi ci ascolta è sempre un’esperienza piacevole che creerà una buona predisposizione d’animo, un innalzamento del mood e una migliore propensione all’ascolto.

Quasi tutti cercano di essere interessanti o di risultare importanti. Se proverai ad utilizzare questo tip resterai stupito dell’effetto positivo che può creare far sentire gli altri importanti e interessanti.

  1. “Magari quella volta non te ne sei neanche reso conto ma…”

Questa frase è una versione “potenziata” della precedente. Si completa mettendo l’enfasi su come, una determinata azione fatta dal nostro interlocutore, abbia portato dei risultati positivi. La forza di questa frase sta nel far  “scoprire” quanto sia stata importante una determinata cosa per gli altri, senza che il protagonista se ne sia nemmeno reso ben conto.

“Mario, magari quella volta non te ne sei neanche reso ben conto, ma i risultati di vendita che hai avuto tu nel primo trimestre, hanno modificato radicalmente gli standard di produzione di questa azienda”

Una cosa è dirsi di essere stati bravi da soli, un’altra è “scoprire” di aver avuto un impatto positivo sugli altri che va al di là di quanto ci si sia resi conto.

  1. “Quella volta mi hai impressionato”

Questo è simile a “Sono felice di vederti” e “Sono sempre felice di vederti,” salvo che si concentra sulle cose che la persona fa , piuttosto che su il suo modo di essere.

Altre varianti sono “sei stato davvero forte quando…”; “è incredibile come in quella situazione hai saputo…” l’importante è che l’episodio si specifico, autentico e veramente positivo.

Di questa frase si può utilizzare anche la sua variante “più in generale” che prende in considerazione un determinato modi di agire ricorrente della persona tipo“Mario sono sempre impressionato da come sei capace di mantenere il controllo quando tutti gli altri vanno sotto stress”.

  1. “Io credo in te”

Gran parte delle persone sono piene di dubbi “autogenerati” (“ne sarò capace?”; ”ma sono all’altezza?”; “come potrò mai riuscirci proprio io?”ecc.). Quando si parla di obiettivi, molti collaboratori contrastano l’obiettivo non tanto perché non sono realmente d’accordo con la linea aziendale, quanto perché intimamente sono in dubbio sulle loro capacità di saperla realizzare.

Quando un leader dice di credere in qualcuno è più facile per quella persona credere in se stessa. Se poi il leader è così “audace” da saper dichiarare pubblicamente la sua fiducia in qualcuno gli effetti che crea sono ancora più positivi.

“Senti Mario, io credo che se qui c’è uno che può farcela ad ottenere questo risultato, quello sei tu.”

Frasi tipo “veramente pensi di farcela?” ottengono lo stesso effetto di “Tutto a posto? Stai bene?” fanno venire ulteriori dubbi alle persone. Non servono a niente. Posto che resta comunque la possibilità che la persona non riesca a raggiungere un determinato risultato, Il ruolo del leader è quello di profondere certezze, non di far serpeggiare dubbi sulle qualità dei suoi team member.

  1. “Guarda cosa sei stato in grado di fare…”

Questa frase deve essere completata mettendo in evidenza per quale specifico conseguimento è stata pronunciata. È importantissimo “celebrare” i risultati ottenuti a patto di circostanziare l’evento. Frasi tipo “sei il miglior venditore di questa azienda” non incidono sulla motivazione. Anzi spesso ottengono il risultato opposto perché la persona si sente appagata, “già arrivata” o, ancor peggio, quando non vengono collegate a nessun conseguimento specifico, sembrano delle piaggerie dette tanto per dire.

Il modo corretto in cui dare credito ad un risultato è il seguente: “Mario, guarda cosa sei stato in grado di ottenere lo scorso trimestre quando hai messo in campo tutte le tue abilità: 15 nuovi clienti in tre mesi!”. Altrettanto importane è evitare di “riconoscere” I risultati dei collaboratori solamente quando abbiamo qualcosa da chiedere loro.

  1. “Io so che tu sei più capace…”

Nessuno fa nulla di grande da solo. Tutti a volte abbiamo bisogno di essere spinti. Anche di essere incoraggiati, ma spinti è ancora più importante. Vince Lombardi, uno dei più grandi allenatori del più popolare sport professionistico americano – il football- , ha riassunto alla perfezione questo concetto nella frase “ la leadership consiste nel costringere gli altri a fare quello che non vorrebbero fare così da permettergli di ottenere quello che vogliono ottenere”.

“Mario, sono un po’ preoccupato dei tuoi risultati di vendita, tutto bene? Hai bisogno di qualcosa?” NON è una frase da leader. Spaventa, demotiva, fa porre l’attenzione sullo stato d’animo (che quando non ci sono risultati non è mai buono) e “sfocalizza” l’individuo da quello che LUI può fare.

“Mario io so che tu sei più capace di così. Mi aspetto che tu ti rimetta a lavorare con continuità e dedizione allo sviluppo del tuo portafoglio clienti. Sarò inflessibile in questo” é la frase che utilizzerebbe un leader per spronare un suo collaboratore in un momento di difficoltà. E non si limiterebbe a dirlo. Si attiverebbe per farlo.

  1. “Mi piacerebbe conoscere la tua opinione su…”

A tutti piace pensare che le proprie opinioni contano, che hanno un peso e che vengono prese in considerazione anche quando le decisioni prendono poi comunque un’altra direzione. Stimolare le persone ad esprimere le proprie opinioni ne migliora l’autostima.  Questo è efficace anche quando le decisioni sono già state prese.

Occorre però essere veramente interessati quando gli altri esprimono le loro opinioni ed è necessario essere diretti e sinceri quando si comunica perché, e cosa, è stato deciso. Specie se queste decisioni sono distanti dai consigli che sono stati richiesti e forniti dai collaboratori.

Ad alcuni sembra di perdere del tempo a confrontarsi con gli altri. Spesso è perchè non capiscono quanto tempo perderanno poi per gestire i disaccordi che non hanno lasciato esprimere prima o contestualmente alle loro decisioni.

  1. “Dimmi di più”

Questo punto in realtà è solo il completamento di quello precedente ma è così importante che meritava uno spazio tutto suo. La comunicazione efficace si basa sull’ascolto. Si creano i presupposti per avere una comunicazione costruttiva, si fanno domande, si ascolta, si stimola la comunicazione (“dimmi di più”), si ascolta, si parla solo dopo aver compreso e si dicono poche cose ma con grande assertività.

Questa è una capacità che deve essere allenata a lungo e che richiede una dose considerevole di autodisciplina. Sforzi che vale la pena fare. Niente è propedeutico a far cambiare idea agli altri quanto la capacità di dominarsi dall’interromperli, mostrare sincero interesse e saper chiedere “di più” della loro opinione prima di fornire la nostra.

Non pensare mai di aver veramente capito la risposta ad una domanda importante senza aver fatto almeno un tentativo di approfondimento su ciò che ci è stato detto come prima risposta. Le persone non sono dei file pronti per il download, trasferiscono le informazioni progressivamente e in proporzione all’interesse (silente) e agli stimoli (brevi) che ricevono mentre si stanno esprimendo.

  1. “Ho ascoltato il tuo consiglio”

Questa frase combina insieme chiedere il parere di qualcuno con la dimostrazione che quella persona ha “avuto ragione” ed è stata in grado di creare un “impatto” sulla vita della persona da cui dipende. E queste è sempre un’esperienza estremamente gratificante.

Chiunque abbia ricoperto sia il ruolo del leader che quello del co-leader o del collaboratore sa bene cosa intendo dire. Sapere che il proprio “superiore” ha considerato, adottato e apprezzato un proprio consiglio innalza l’autostima di chi lo ha fornito e lo incentiva a proseguire su quella strada.

Non ha alcuna importanza se il consiglio che si è seguito riguarda un ristorante da frequentare piuttosto che un parere su un collega, una procedura o un diverso modo di considerare un avvenimento. L’importante è far sapere che si è seguito il suo suggerimento.

Una cosa terrificante che fanno alcuni “leader” è invece quella di impossessarsi dei meriti altrui. Come, ad esempio, farsi dare dei suggerimenti dai collaboratori e poi “scippargleli” e presentarli successivamente al team come se fossero idee loro. Niente è più frustrante per un collaboratore, niente distrugge la contribuzione volontaria quanto questo tipo di atteggiamento.

Per contro niente è gratificante quanto sapere (sentendolo dalla voce del leader) che un proprio suggerimento ha creato un risultato positivo.

  1. “Mi piacerebbe essere più come te”

“Mario, mi piacerebbe avere la tua capacità di mantenere il sorriso anche nelle circostanze più difficili”

Questo ti permette non solo di riconoscere quello che gli altri fanno bene, ma addirittura di avere “il coraggio” di ammettere che c’è qualcuno che sa fare qualcosa meglio di te!

A cosa serve? C’è una citazione (di cui non ricordo l’autore) che lo spiega alla perfezione. “quando assumete delle persone più in gamba di voi.. dimostrate di essere più in gamba di loro!!!

Ci son dei leader che invece non fanno che “pavoneggiarsi” e rimarcare in ogni occasione le loro (vere o presunte) superiori abilità in tutti i campi ed in ogni circostanza. Cosa che, oltre ad essere estremamente improbabile, è non solo superflua o irritante per chi ascolta, ma spesso estremamente dannosa e del tutto controproducente.

Lo “stile di leadership” che porta a non voler riconoscere e a rifiutarsi di apprezzare le abilità altrui si chiame “sminuire, minimizzare” non ha alcunché di proattivo e ha come risultato un team di lavoro di dilettanti demotivati intimoriti e inconcludenti. Non un grande risultato per un leader.

  1. “Scusa”, “grazie”, “assolutamente sì”

Credo siano le tre parole meno usate da molti leader nei confronti dei loro collaboratori. Proprio per questo faranno un grandissimo effetto in ogni colloquio dove utilizzerai la comunicazione efficace. Prova ad utilizzarle la prossima volta che parli con “Mario”!

Questi non sono che alcuni esempi teorici di come un leader può comunicare in modo più efficace. Per la pratica serve esercitarsi approfonditamente e a lungo. Ma ne vale la pena.

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